Birgit van Oijen heeft na haar Milieuchemische studie veel ervaring opgebouwd in het toetsen en organiseren van managementsystemen voor kwaliteit en milieu. In 2005 studeerde ze MVO/CSR aan de Erasmus Universiteit. Voor een certificerende instelling beoordeelde ze het functioneren van de MVO-prestatieladder bij organisaties. Mede dankzij deze achtergrond werd ze drie jaar geleden gevraagd om de SRCM-normen te beoordelen en die in de deurwaarderspraktijk te gaan auditen.
Birgit van Oijen heeft na haar Milieuchemische studie veel ervaring opgebouwd in het toetsen en organiseren van managementsystemen voor kwaliteit en milieu. In 2005 studeerde ze MVO/CSR aan de Erasmus Universiteit. Voor een certificerende instelling beoordeelde ze het functioneren van de MVO-prestatieladder bij organisaties. Mede dankzij deze achtergrond werd ze drie jaar geleden gevraagd om de SRCM-normen te beoordelen en die in de deurwaarderspraktijk te gaan auditen.
Objectieve beoordeling
Het kernprincipe van auditen is het vergelijken van het ene met het andere. In dit geval de SRCM-Normen met het gedocumenteerde systeem van de organisatie die geaudit wordt. Daarbij gebruik ik interviews met een doorsnee van de medewerkers van de organisatie om te toetsen of wat de documentatie vertelt in de praktijk ook werkelijk zo functioneert. Diverse documenten voor de audit worden vooraf geüpload. Die neem ik als uitganspunt voor mijn auditplan: wat wil ik weten van wie. Daarbij toets ik of alle hoofdparagrafen van de SRCM-normen aan bod zijn gekomen in de documentatie.
Bewijs
Met de driehoek Oog/Oor/Documentatie beoordeel je de informatie. Er is altijd sprake van een interpretatie van de normparagrafen door de organisatie. Past die vertaalslag bij de organisatie en bij de normstelling. Daarvoor moet je tussen de regels door luisteren naar hoe het management daarmee omgaat. Is het eigen gemaakt in de organisatie zoals dat bedoeld is in de norm. Je wilt voelen hoe het beleefd wordt. Daarbij vraag ik altijd naar objectieve informatie (auditbewijs) – anders blijft het papier. En papier doet niets.
Focus op het primaire proces
De kracht van de normering zit in het primaire proces, daar bekijk ik de impact van de activiteiten die relevant zijn voor de branche. De afstemming tussen klant-debiteur, opdrachtgever en partijen als schuldhulpverlening is een intensief proces. Daarnaast is de ontwikkeling van de organisatie van belang en de acties vanuit het management: welke doelen en acties worden er gerapporteerd en gedeeld met de buitenwereld. Waar staat de gerechtsdeurwaardersorganisatie voor in het werkveld?
SRCM-Raad
Mijn auditrapport wordt altijd voorgelegd aan de SRCM-Raad voor certificering. Die stellen daar vragen over. Wat bedoel je met dit, hoe wordt er omgegaan met dat? Dat is heel waardevol als input voor de auditor. De vragen neem ik mee om de organisatie daarop te laten reflecteren. De essentie van de SRCM-certificering is dat de acties van de organisatie in samenwerking met betrokken stakeholders als opdrachtgever en schuldhulpverlener leiden tot een verbetering van de situatie van de klant-debiteur, met positieve impact voor de maatschappij in het algemeen. Die verbeteringen wil je terugzien in de verschillende fasen van de certificering en vervolg-certificeringen in de toekomst.