Philipine Vinke RM MSc kwam na een bestuursperiode binnen de NVM in aanraking met Social Auditing. Haar focus is personal & family finance. Ze was een van de eerste auditoren bij NVM toen de branchevereniging koos voor sociaal verantwoord omgaan met klanten en was betrokken bij de beleidsvorming voor het toezicht op de kwaliteit en de dienstverlening van makelaars. Ze mocht aanschuiven bij Peter Noordhoek die het auditstelsel voor NVM opzette en via die samenwerking werd ze gevraagd als auditor voor de SRCM-certificering.
Philipine Vinke RM MSc kwam na een bestuursperiode binnen de NVM in aanraking met Social Auditing. Haar focus is personal & family finance. Ze was een van de eerste auditoren bij NVM toen de branchevereniging koos voor sociaal verantwoord omgaan met klanten en was betrokken bij de beleidsvorming voor het toezicht op de kwaliteit en de dienstverlening van makelaars. Ze mocht aanschuiven bij Peter Noordhoek die het auditstelsel voor NVM opzette en via die samenwerking werd ze gevraagd als auditor voor de SRCM-certificering.
Auditeren is rondlopen en je verbazen
Ik heb bij NVM geleerd dat het heel handig is om voorafgaand aan de audit zelf te onderzoeken hoe de organisatie zich presenteert en hoe ze bekendstaat. Daar gebruik ik openbare bronnen voor, denk bijvoorbeeld aan reviews die je informatie geven over de ervaringen van debiteurklanten. Dan kom je verrassende dingen tegen. Moeten ze bijvoorbeeld lang wachten voor de telefoon beantwoord wordt, en hoe werkt audittee met belmenu’s en bandjes. Ik bekijk ook altijd de website om te beoordelen of de informatie die ik daar vind geschreven is om debiteurklanten te helpen hun betalingsprobleem op te lossen.
Tijdens het auditgesprek met de ondernemer wil ik over hun visie op SRCM van gedachten wisselen en hoe die zich vertaalt in hun bedrijfsvoering. Het valt me op hoe intrinsiek gemotiveerd ze zijn om het goed te doen voor debiteurklanten. Ik zie in de praktijk kantoren die hun medewerkers en processen aanpassen aan de SRCM-normen. Er worden telefoontrainingen gegeven en procedures ingeregeld waarbij medewerkers zelf mogen beslissen over het aanbieden van een betalingsregeling. Auditeren is net als sociologie - rondlopen en je verbazen. Ik probeer zoveel mogelijk mee te krijgen van de werkvloer. Ik luister mee met gesprekken en maak aantekeningen. Op de werkvloer zie je hoe SRCM in de praktijk werkt.
Normen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen
Veel gerechtsdeurwaarderskantoren vinden dat de moeilijkste normen. Omdat het fatsoenlijke bedrijven zijn en zelf vinden dat wat ze aan MVO doen heel normaal is. Maar ik zie toch interessante initiatieven. Er worden manieren ontwikkeld om documenten makkelijk en veilig te delen, zodat een collegakantoor het exploot kan betekenen en je daar niet het halve land voor hoeft door te rijden. Ik zie ook kantoren die nadenken hoe ze in de samenleving staan en tijd steken in voorlichting en onderwijs over hoe je met je budget omgaat. Investeer in waar je het verschil kunt maken is mijn advies.
Waar ik me MVO-technisch meer zorgen over maak is de uitstroom uit het vak. Nieuwe medewerkers aantrekken is lastig. De wettelijke tarieven brengen ook met zich mee dat kandidaten elders meer kunnen verdienen. Als het vak leegloopt, hoe gaan we dan onze wettelijke verplichtingen nakomen?
Objectief en onafhankelijk
Ik voel me als auditor voor SRCM vrij en onverveerd. Ik kom niet uit de branche, heb geen banden met de organisaties waar ik audit. Dat zorgt voor onafhankelijkheid. Ik leer de branche natuurlijk wel steeds beter kennen door het werk en de verdieping die dat oplevert als ik aan de hand van de normen het kantoor doorga. In de eerste fase, voor de startkwalificatie is het meer een vooronderzoek: hoe komen jullie in fase II, de certificering. Kantoren zijn zonder uitzondering heel gemotiveerd om daaraan te gaan werken.
Ik schrijf het auditrapport voor de SRCM-Raad voor certificering, die mijn bevindingen beoordeelt en het soms niet met mij eens is. Dat kan zover gaan dat de Raad tegen mijn advies ingaat en extra aanwijzingen geeft. Zo hoort dat te werken. Ik schrijf het op, geef advies, de Raad neemt een besluit. Social auditing moet net als financial auditing los van de opdrachtgever en opdrachtnemer staan.
Actualiseren van de normen
Dat is een continu proces. Social Responsible en MVO zijn wereldwijde trends die zich ontwikkelen en nieuwe kaders en inzichten opleveren. Waar we ook aandacht voor moeten hebben is dat ons geldsysteem verandert. De manier waarop we daarmee werken dateert uit de 16e eeuw. Denk bij die veranderingen niet alleen aan crypto, maar bijvoorbeeld ook aan programmeerbaar geld dat geoormerkt is voor bepaalde bestedingen. Actueel probleem is betalen met je telefoon in combinatie met aantrekkelijke aanbiedingen. Die combinatie maakt het niet makkelijker voor mensen die financieel krap zitten. Tel daarbij op dat een op de drie mensen bijna financieel analfabeet is. Ik verwacht dat we deze ontwikkelingen in de SRCM-normering terug gaan zien.